Optymalizacja sposobu archiwizowania oraz przesyłania dokumentacji firmowej pomiędzy poszczególnymi działami przedsiębiorstwa niesie wiele korzyści. To przede wszystkim mniejsze ryzyko pomyłek, usprawnienie działania firmy oraz możliwość szybkiego wyszukiwania informacji. Zobacz, na czym polega digitalizacja dokumentów.
W dzisiejszych czasach optymalizacja firmowych procesów jest niezbędna. Chodzi tu nie tylko o możliwość szybszego rozwoju przedsiębiorstwa, ale także ograniczenia kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Dobrym sposobem na redukcję kosztów
i uprawnienie przepływu informacji w firmie jest digitalizacja dokumentów.
Czym jest digitalizacja dokumentów?
Proces digitalizacji dokumentów to nic innego, jak przetwarzanie standardowej dokumentacji firmowej na wersję cyfrową, którą można wygodniej: wyszukiwać, archiwizować oraz przetwarzać z użyciem urządzeń elektronicznych. Warto wiedzieć,
że digitalizacji można poddać takie dokumenty firmowe, jak:
- faktury,
- umowy,
- raporty finansowe,
- służbowe notatki,
- formularze oraz dokumenty prawne.
Cyfryzacji można poddać praktycznie wszystkie dokumenty, które da się zeskanować i poddać obróbce cyfrowej. Ten proces w firmie pozwala przede wszystkim na sprawniejszy przepływ dokumentów, bezpieczniejszą archiwizację oraz ograniczenie kosztów gromadzenia dokumentacji, np. księgowej, którą trzeba mieć w przedsiębiorstwie co najmniej kilka lat.
Dlaczego firmy powinny inwestować w digitalizację dokumentacji?
Podstawowym czynnikiem determinującym opłacalność przetworzenia firmowej dokumentacji z wersji tradycyjnej na cyfrową jest ograniczenie kosztów gromadzenia papierologii przedsiębiorstwa. Dodatkowo w ten sposób można przyczynić się do ochrony środowiska naturalnego ze względu na zmniejszenie zużycia papieru.
Dodatkowe korzyści wynikające z przetworzenia dokumentacji na wersję cyfrową to:
- oszczędność powierzchni biurowej,
- ułatwienie codziennej pracy przedsiębiorstwa,
- maksimum bezpieczeństwa gromadzenia dokumentów.
To możliwe dzięki dostępowi do umów i formularzy w wersjach elektronicznych z dowolnego urządzenia w firmie.
W dzisiejszych czasach elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie jest podstawą, aby rozwijać działalność i ograniczać wydatki. W ten sposób można po prostu zwiększyć dochody, a środki zaoszczędzone na zdigitalizowanych dokumentach można przeznaczyć,
np. na inwestycję.
Wdrożenie cyfryzacji dokumentów w firmie – jak to zrobić?
Zanim zdecydujesz się na wprowadzenie digitalizacji dokumentów w firmie, musisz przede wszystkim określić swoje cele i wymagania oraz przeanalizować obecną sytuację przedsiębiorstwa.
Do tego trzeba też wybrać odpowiednią technologię digitalizacji, która pozwoli na szybkie przetworzenie wszystkich firmowych dokumentów. Najkorzystniejszą opcją wdrożenia cyfryzacji dokumentów w przedsiębiorstwie jest współpraca z zewnętrzną firmą, która zajmie się przeprowadzeniem tego procesu wraz ze szkoleniami pracowników.
